Haben wir verlernt,
unserer Software zu vertrauen?

Vor einigen Tagen hatte ich ein merkwürdiges Erlebnis: Ich öffnete meinen digitalen Arbeitsplatz, schaute auf meine heutige Aufgabenübersicht – und sie war leer.

Keine Aufgabe, die jetzt anstand. Nichts Überfälliges. Nichts, was gerade meine Aufmerksamkeit erforderte. Eigentlich ein wunderbarer Zustand. Und trotzdem ertappte ich mich bei einem Gedanken:

Da muss doch noch irgendetwas sein!

Ich wollte nachsehen. Irgendwo hineinklicken. Noch eine Liste kontrollieren. Bis mir bewusst wurde: Ich hatte gerade nicht das Bedürfnis zu arbeiten. Ich hatte das Bedürfnis, mich zu vergewissern, dass meine Software nichts übersehen hatte.

Genau das brachte mich zum Nachdenken.

Wir haben gelernt, für unsere Software zu arbeiten

Über Jahre haben wir unsere Arbeit auf verschiedene Programme verteilt: ein E-Mail-Programm für Nachrichten, einen Kalender für Termine, eine Aufgabenverwaltung für To-dos, ein CRM für Kundenkontakte und vielleicht noch eine Projektmanagementsoftware.

Jedes dieser Programme hat seine eigene Logik. Wir müssen uns merken, wo welche Information liegt, welche Liste wir kontrollieren müssen und in welchem System der nächste Arbeitsschritt wartet.

Dabei sollte Software uns doch gerade dabei helfen, diese Zusammenhänge zu bewahren. Stattdessen entsteht durch die Digitalisierung häufig zusätzliche Organisations- und Kontrollarbeit.

Als ich mit der Entwicklung von Bündli begann, beschäftigte mich deshalb eine Frage:

Warum organisieren wir unsere Arbeit nach den Funktionen unserer Software, statt die Software nach unserer tatsächlichen Arbeit auszurichten?

Ein Bündel für alles, was zusammengehört

Im wirklichen Leben denken wir selten in Programmen. Wir denken an konkrete Anliegen:

• Ich muss mich um diesen Kunden kümmern.
• Ich möchte dieses Projekt voranbringen.
• Ich warte auf eine Rückmeldung.
• Ich muss diese Rechnung klären.
• Ich möchte mich auf meinen nächsten Termin vorbereiten.

Das sind zusammenhängende Angelegenheiten. Warum zerlegen wir sie in verschiedene Anwendungen und setzen sie anschließend im Kopf wieder zusammen?

Aus dieser Überlegung entstand das Grundprinzip von Bündli: Eine zusammenhängende Angelegenheit wird zu einem Bündel. Darin finden sich die benötigten Informationen, Schritte, Termine, Dokumente, Notizen und die zugehörige Kommunikation. Das Bündel begleitet die Arbeit von ihrem Beginn bis zum Abschluss.

Weil nicht jede Arbeit gleich ist, gibt es Spezial-Bündel. Ein Lead-Bündel braucht andere Informationen und Abläufe als ein Projekt-Bündel oder ein Reise-Bündel. Die gemeinsame Grundlage bleibt: Die Struktur orientiert sich an der tatsächlichen Arbeit.

Die entscheidende Veränderung betrifft unsere Aufmerksamkeit

Während der Entwicklung wurde mir bewusst, dass es um mehr als das Zusammenführen von Informationen geht. Es geht auch darum, wann etwas sichtbar sein sollte.

Viele Oberflächen zeigen möglichst viel gleichzeitig: offene Aufgaben, Kontakte, Projekte, Listen, Kennzahlen und Benachrichtigungen. Doch nicht alles davon braucht im selben Moment unsere Aufmerksamkeit.

Nehmen wir einen Interessenten, dem ich ein Angebot geschickt habe. Mein nächster Schritt ist erledigt. Jetzt warte ich auf seine Rückmeldung. Warum sollte dieses Anliegen weiterhin täglich meine Aufmerksamkeit beanspruchen, nur weil es noch nicht abgeschlossen ist?

In Bündli kann es aus der täglichen Arbeitsansicht verschwinden, bis wieder Handlungsbedarf entsteht – etwa durch eine fällige Wiedervorlage oder eine relevante Rückmeldung. Das Anliegen bleibt im System und jederzeit auffindbar. Termine bleiben sichtbar.

Nicht alles, was offen ist, muss auch ständig sichtbar sein.

Das klingt zunächst unspektakulär. Im Alltag verändert es jedoch den Blick auf die Arbeit: Die heutige Ansicht zeigt, womit ich mich jetzt beschäftigen sollte. Die Gesamtheit meiner Anliegen kann ich bei Bedarf weiterhin aufrufen.

Ein digitaler Arbeitsplatz darf sich menschlich anfühlen

Auch die Umgebung spielt für mich eine Rolle. Ein digitaler Arbeitsplatz muss nicht den ganzen Tag gleich aussehen. Wenn sich draußen das Licht verändert, darf sich das in unserer Arbeitsumgebung widerspiegeln.

Bündli begleitet den Tag vom ersten Morgenlicht bis zum ruhigen Abend. Die Arbeit bleibt im Mittelpunkt. Aber der Raum, in dem sie stattfindet, darf freundlich sein und auch einmal Ruhe ausstrahlen.

Eine leere Heute-Ansicht ist kein leeres System

Damit sind wir wieder bei meinem Erlebnis vom Anfang. Meine heutige Arbeitsansicht war leer. Das bedeutete nicht, dass sämtliche Anliegen abgeschlossen waren. Es bedeutete: Für diesen Moment war nichts zu tun.

Und trotzdem wollte ich kontrollieren. Ich hatte über Jahre gelernt, dass ich alle Programme und Listen selbst regelmäßig überprüfen muss. Nun musste ich mich erst daran gewöhnen, dass mein digitaler Arbeitsplatz mir die gerade relevanten Anliegen bereits zeigt.

Natürlich setzt das voraus, dass die Abläufe zuverlässig funktionieren und Informationen korrekt erfasst werden. Status, nächste Schritte und Wiedervorlagen müssen stimmen. Software kann uns Verantwortung nicht vollständig abnehmen. Sie kann uns aber von unnötiger Kontrollarbeit entlasten.

Für mich ist das eine wichtige Herausforderung bei der Entwicklung: Neben der Technik müssen wir auch unsere erlernten Arbeitsgewohnheiten hinterfragen. Vertrauen entsteht dabei nicht durch ein Versprechen, sondern durch verlässliche Erfahrungen im Alltag.

Brauchen wir dafür überall künstliche Intelligenz?

Interessanterweise nicht. Heute wird schnell nach KI-Agenten gerufen, wenn Software selbstständiger werden soll. Viele Abläufe lassen sich jedoch bereits durch klare Regeln und sinnvolle Zusammenhänge organisieren.

Ein Anliegen muss nicht erst durch künstliche Intelligenz bewertet werden, wenn sein Status, seine Wiedervorlage und sein nächster Arbeitsschritt eindeutig festgelegt sind.

KI kann dort unterstützen, wo Informationen interpretiert, komplexe Zusammenhänge erkannt oder unstrukturierte Inhalte verarbeitet werden müssen. Sie sollte aber kein Ersatz für eine durchdachte Softwarearchitektur sein.

Eine gute Software braucht nicht für jede Aufgabe einen Agenten. Sie braucht zunächst einmal ein gutes Konzept.

Vielleicht messen wir den Erfolg von Software falsch

Wir sprechen häufig darüber, wie leistungsfähig Software ist: wie viele Funktionen sie besitzt, wie viele Prozesse sie abbildet und wie viele Informationen sie gleichzeitig darstellen kann.

Ich stelle mir inzwischen eine andere Frage:

Wie wenig muss ich mich mit meiner Software beschäftigen, damit ich meine eigentliche Arbeit gut erledigen kann?

Ein digitaler Arbeitsplatz sollte kein weiterer Arbeitsplatz sein, den wir verwalten müssen. Er sollte Zusammenhänge bewahren, rechtzeitig aufmerksam machen und uns anschließend wieder Raum für die eigentliche Arbeit geben.

Genau diese Idee verfolge ich mit Bündli. Ich möchte digitale Arbeit vom Menschen und seinen tatsächlichen Abläufen aus gestalten. Mein Leitgedanke dabei lautet:

Ich gestalte digitale Arbeitsplätze, in denen Arbeit fließen kann.

Manchmal bedeutet das eben auch, dass auf dem Bildschirm für den Moment nichts mehr zu tun ist. Vielleicht sollten wir lernen, genau das wieder als Erfolg zu betrachten.

Peter Zeiske
Tessumo Systems – Digitale Manufaktur